پيام
+
[تلگرام]
چگونه مقامات و مديران را سر کار بگذاريم؟
محمد فاضلي – عضو هيئت علمي دانشگاه شهيد بهشتي
اغلب مقامات و مديران جلسه دوست دارند، گونه جلسه‌گريز آن‌ها کمتر رؤيت شده است. جلسه را از آن جهت دوست دارند که نظام اداري ظرفيت کارشناسي و رويه‌هاي مولّد مسئوليت‌پذيري ندارد و مديران پايين‌دست اغلب تصميم نمي‌گيرند و تصميم‌سازي نمي‌کنند، و تصميم‌گيري به عهده مقامات و مديران ارشد گذاشته مي‌شود. آن‌ها هم اغلب براي شناخت وضعيت و تقسيم کردن بار مسئوليت تصميم بر شانه‌هاي تعدادي زيادتر، ترجيح مي‌دهند جلسه تشکيل دهند.
اغلب تعدادي «جلّاس گردگو» يعني کساني که بسيار جلسه مي‌روند و آن‌قدر بي‌خاصيت و گرد حرف مي‌زنند که هيچ خطري متوجه‌شان نشود، در جلسه حاضر مي‌شوند. اسلايد خوراک هميشگي اين گونه جلسات است. شما اغلب احتياج داريد اسلايدهايي ارائه کنيد که نشان دهد کار کرده‌ايد، اما دست آخر گرهي هم از کار باز نکنند. اسلايدي که منجر به تصميم شود، مسئوليت دارد و دردسر درست مي‌کند. شما مي‌توانيد براي ارائه اسلايدها راهبرد زير را اجرا کنيد.
1 حداقل دو برابر تعداد دقايق زمان جلسه اسلايد تهيه کنيد. براي جلسه‌اي يک ساعتي، تا اسلايد آماده کنيد.
2 اسلايدها را شلوغ تهيه کنيد. انبوهي از اعداد و ارقام، متن، شکل و نمودار را داخل هر اسلايد بچپانيد.
3 ده بيست اسلايد اول را به کليات، مقدمه و تاريخچه اختصاص دهيد.
4 در هر اسلايد يک نکته مبهم و مناقشه‌برانگيز که وقت جلسه را بگيرد قرار دهيد.
5 هنگام ارائه اسلايدها، آن‌ها را روي پرده نمايش داده و سرتان را زير بيندازيد و عيناً از روي هر اسلايد بخوانيد. اگر پرسيدند اين اسلايد چه چيزي را نشان مي‌دهد، دوباره همان مطالب را اين بار با طول و تفصيل بيشتر ارائه کنيد.
6 اسلايدها را رفت و برگشتي طراحي کنيد، به گونه‌اي که دائم لازم باشد به اسلايدهاي قبلي برگرديد و دائم روي اسلايدها پيشروي و پسروي کنيد.
7 متن و جدول اسلايدها را به رنگ‌هاي مختلف آرايش کنيد تا مخاطب محو تماشا شده و سرگيجه بگيرد.
8 اگر اعتراض شد که چرا به اصل حرف و اسلايدهاي اصلي نمي‌رسيد، بگوييد لازم است تاريخچه بحث براي همه روشن شود.
اين هشت راهبرد را که به‌کار بگيريد، به احتمال قوي هيچ وقت هيچ جلسه‌اي به انتهاي اسلايدهاي شما نمي‌رسد. هر بار وارد مي‌شويد و اسلايدها را از نو ارائه مي‌دهيد. هميشه اسلايدها نيمه‌کاره مي‌مانند و مقام و مدير مجبور است خودش تصميم بگيرد، مسئوليت بپذيرد و شما کارتان را درست انجام داده‌ايد.
اگر مقام يا مدير هستيد
سر کار نرويد، هيچ موضوع مهمي نيست که نشود در حداکثر تا اسلايد خوب طراحي‌شده ارائه کرد.
پيش از ارائه اسلايدها، گزارش مکتوبي را که اسلايدها از آن استخراج شده‌اند تحويل بگيريد. اجازه ندهيد اسلايدي ارائه شود که مبتني بر گزارش مکتوب نباشد. بدترين گزارش، همان نسخه چاپ شده اسلايدهاست. کلاه سرتان نرود.
اگر کارشناسان و مديران شما ده‌ها اسلايد به جلسه آورده‌اند، همه‌شان را به انضمام اسلايدها از جلسه بيرون کنيد، آمده‌اند شما را سر کار بگذارند.
کارشناس يا مديري که اسلايدهايش پر از اعداد و ارقام و متن است، بالاخص اعداد و ارقامي که به هيچ کاري نمي‌آيند، توبيخ کنيد، اصلاً با کفش بزنيد.
تهيه‌کننده هر مجموعه اسلايدي را که حاوي اطلاعات منجر به تصميم نيست، توبيخ کنيد، او را هم با کفش بزنيد.
ارائه‌دهنده‌اي را که سرش را زير مي‌اندازد و در حالي که خودتان سواد داريد تا از روي اسلايدها بخوانيد، از روي متن اسلايدها مي‌خواند و حضورش هيچ ارزش افزوده‌اي ندارد، بيرون کنيد و ديگر به هيچ جلسه‌اي راه ندهيد.
اگر اسلايدهاي تکراري با رنگ و لعاب متفاوت را هر بار در جلسات مي‌بينيد، ترديد نکنيد که تهيه‌کننده را توبيخ کنيد.
سخن آخر
ارائه اسلايد بايد ابزاري براي نمايش بهتر، صراحت بيشتر و استفاده مناسب از ابزارهاي تصويري به منظور ارائه اطلاعات خلاصه و دقيق، اجماع‌سازي و نزديک‌تر کردن مدير به حذف برخي گزينه‌هاي سياستي و اخذ تصميم درست باشد. اگر بعد از مشاهده شماري اسلايد، گيج‌تر و گنگ‌تر از گذشته شده‌ايد، بدانيد #دزدان_زمان وقت شما را دزديده‌اند و سر کارتان گذاشته‌اند.
کارشناس و مديري که نتواند اسلايد خوب تهيه کند، شايسته جايگاهش نيست، و مدير و مقامي که اجازه دهد اسلايدهاي بد ارائه شوند ...
@organizationalbehavior
شاخه ي عشق
99/2/28
